Lohnbuchhalter werden: Quereinstieg mit DATEV und was KI am Job ändert

Autor: Sascha BögeVeröffentlicht am 12. November 2026

Frau mit lockigen Haaren arbeitet konzentriert am Laptop. Text „Lohnbuchhalter werden: Quereinstieg, DATEV und Gehalt“.

Lesezeit: ca. 17 Minuten

Stand: November 2026. Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in ist laut BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit eine Tätigkeit, kein eigener Ausbildungsberuf: Du erstellst Entgeltabrechnungen, führst Lohnkonten, meldest an Krankenkassen und übermittelst die Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt. Arbeitgebende erwarten laut BERUFENET „häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung“, als Quereinsteiger kommst du über eine Weiterbildung mit DATEV-Praxis hinein. KI verändert den Job: Nach dem Technikstand 2022 könnten laut IAB alle vier Kerntätigkeiten von Computern oder Maschinen erledigt werden. Die Pflicht zur richtigen Abrechnung bleibt trotzdem beim Arbeitgeber und damit bei Menschen, die die Regeln kennen. Unser Beispiel durch den Ratgeber: Jana, 44, gelernte Hotelfachfrau, ist eine ausgedachte Person. An ihrem fiktiven Fall zeigen wir im Beispiel-Abschnitt, wie ein Quereinstieg ohne kaufmännische Ausbildung aussehen kann.

Das Wichtigste in 60 Sekunden

Kurz erklärt

Lohn- und Gehaltsbuchhalter/innen erstellen Entgeltabrechnungen, führen Lohnkonten und übernehmen das monatliche und jährliche Meldewesen (BERUFENET).
Einen vorgeschriebenen Abschluss nennt BERUFENET nicht. Die geregelten Abschlüsse Fachassistent/in Lohn und Gehalt und Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau setzen Berufserfahrung voraus.
Der Job-Futuromat des IAB stuft alle vier Kerntätigkeiten nach dem Technikstand 2022 als automatisierbar ein. Das sagt noch nichts darüber, ob der Beruf verschwindet.
Der Median liegt bei 4.451 Euro brutto im Monat in Vollzeit, auf Spezialistenniveau (Entgeltatlas, Datenstand 2025). Ein Einstiegsgehalt ist das nicht.
Lohn & Gehalt mit DATEV dauert bei der Business Trends Academy 20 Tage in Vollzeit. Förderung zu 100 % mit Bildungsgutschein; ob du ihn bekommst, entscheidet die Agentur für Arbeit.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste in 60 Sekunden
Was macht ein Lohnbuchhalter? Die Aufgaben laut Arbeitsagentur
Ein Monat in der Lohnbuchhaltung: Fristen, Meldungen, Abschluss
Deine eigene Lohnabrechnung lesen: von Brutto zu Netto
Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Personalsachbearbeitung: wo die Grenzen liegen
Kann jeder Lohnbuchhalter werden? Zugang und Voraussetzungen
Abschlüsse in der Lohnbuchhaltung: Kammerprüfung, DATEV-Zertifikat, Kurszertifikat
Quereinstieg: welcher Startpunkt zu welchem Weg passt
Warum DATEV in der Lohnbuchhaltung zählt
Werden Lohnbuchhalter durch KI ersetzt? Was die Daten sagen
Werden Lohnbuchhalter gesucht? Stellen, Arbeitslose, Ausblick
Lohnbuchhalter Gehalt: was der Entgeltatlas zeigt
Fiktives Beispiel: Janas Weg in die Lohnbuchhaltung
Lohn und Gehalt lernen bei der Business Trends Academy
In 5 Schritten in die Lohnbuchhaltung
Häufige Fragen zum Thema Lohnbuchhalter werden
Fazit: Das Fach lernen, die Software nutzen, die Verantwortung behalten

Was macht ein Lohnbuchhalter? Die Aufgaben laut Arbeitsagentur

Ein Lohnbuchhalter rechnet Löhne und Gehälter ab und sorgt dafür, dass Finanzamt und Sozialversicherung die richtigen Daten bekommen. BERUFENET beschreibt die Tätigkeit so: Lohn- und Gehaltsbuchhalter/innen organisieren, führen und überwachen die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, erstellen Entgeltabrechnungen und Beitragsnachweise und übermitteln die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt. Im Einzelnen nennt BERUFENET unter anderem diese Aufgaben:

interne Lohnkonten führen und Stammdaten verwalten
Anwesenheitszeiten prüfen, Überstunden und Zulagen einberechnen
Reisekostenabrechnungen prüfen und durchführen
Gehälter anweisen und Daten für die Finanzbuchhaltung aufbereiten
Meldungen an Krankenkassen, Lohnsteuerdaten ans Finanzamt, Schriftverkehr mit Behörden und Sozialversicherungsträgern
Mitarbeitende bei Fragen zu Gehaltsabrechnung und Sozialversicherung beraten
Bescheinigungen und Arbeitspapiere ausstellen, bei Geschäftsberichten mitwirken

In Stellenanzeigen heißt der Job auch Lohn- und Gehaltsabrechner/in, auf Englisch Payroll accountant. Gearbeitet wird laut BERUFENET in „Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche“, in Büroräumen und gegebenenfalls im Homeoffice oder mobil.

Ein Monat in der Lohnbuchhaltung: Fristen, Meldungen, Abschluss

Die Lohnabrechnung hat feste gesetzliche Termine. Bei jeder Lohnzahlung muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer einbehalten (§ 38 Abs. 3 EStG) und das Lohnkonto führen (§ 41 Abs. 1 EStG), die Sozialversicherungsbeiträge sind jeden Monat fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Die Tabelle zeigt die Pflichten vereinfacht, in der Reihenfolge eines Monats.

Wann	Was du tust	Grundlage
laufend	Stammdaten pflegen, Anwesenheitszeiten prüfen, Überstunden und Zulagen einrechnen	BERUFENET
laufend, bei Minijobs	Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzeichnen lassen und prüfen	§ 17 Abs. 1 MiLoG
bei Ereignis	Meldung an die Einzugsstelle, z. B. bei Beginn und Ende der Beschäftigung, Elternzeit, Einmalzahlung	§ 28a Abs. 1 SGB IV
jede Lohnzahlung	Lohnsteuer einbehalten, Lohnkonto führen (Art und Höhe des Arbeitslohns, einbehaltene Lohnsteuer)	§ 38 Abs. 3, § 41 Abs. 1 EStG
Monatsende	Sozialversicherungsbeiträge in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig; Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit per Datenübertragung	§ 23 Abs. 1, § 28f Abs. 3 SGB IV
bis zum 10. des Folgemonats	Lohnsteuer-Anmeldung ans Betriebsstättenfinanzamt, Lohnsteuer abführen (Anmeldungszeitraum grundsätzlich der Kalendermonat)	§ 41a EStG
Jahreswechsel	Lohnkonto abschließen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln; Jahresmeldung für alle am 31.12. Beschäftigten; besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung zum 16. Februar	§ 41b Abs. 1 EStG, § 28a Abs. 2, 2a SGB IV
dauerhaft	Entgeltunterlagen je Beschäftigtem und Kalenderjahr führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren	§ 28f Abs. 1 SGB IV

Die Fristen gelten, solange der Betrieb Lohn zahlt, auch in schlechten Jahren. Wie der Monat auf der anderen Seite, in der Finanzbuchhaltung, aussieht, zeigt unser Ratgeber Buchhaltung Weiterbildung mit DATEV und Lexware.

Deine eigene Lohnabrechnung lesen: von Brutto zu Netto

Auf deiner eigenen Lohnabrechnung siehst du im Kleinen, was Lohnbuchhalter jeden Monat tun: Vom Bruttolohn gehen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ab, übrig bleibt das Netto. Fünf Zeilen findest du auf jeder Abrechnung. 1. Brutto: dein Arbeitslohn vor Abzügen, mit Zulagen und bezahlten Überstunden. 2. Lohnsteuer: Schuldner bist du, der Arbeitgeber behält sie für deine Rechnung bei jeder Lohnzahlung ein (§ 38 EStG). Dazu können Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer kommen. 3. Krankenversicherung: Grundlage ist der allgemeine Beitragssatz von 14,6 % (§ 241 SGB V), dazu kommt der Zusatzbeitrag deiner Kasse. 4. Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung: Der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung beträgt 2,6 % (§ 341 Abs. 2 SGB III). 5. Netto: der Betrag, der auf deinem Konto ankommt. Mini-Übung: Nimm deine letzte Abrechnung und such diese fünf Zeilen. Wenn du verstehst, woher jede Zahl kommt, hast du den ersten Schritt ins Fach gemacht.

Praxisfall: der Minijob 2027

Ab dem 01.01.2027 gilt ein Mindestlohn von 14,60 Euro pro Stunde (Bundesregierung). Die Minijob-Grenze steigt damit auf 633 Euro im Monat (Minijob-Zentrale), denn sie ergibt sich aus dem Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei und auf volle Euro aufgerundet (§ 8 Abs. 1a SGB IV): 14,60 × 130 ÷ 3 = 632,67 Euro, also 633 Euro. Eine Aushilfe mit 43 Stunden im Monat kommt auf 627,80 Euro und bleibt unter der Grenze. Mit 44 Stunden sind es 642,40 Euro, die Grenze ist überschritten. Das Über- oder Unterschreiten der Geringfügigkeitsgrenze ist ein Meldeanlass (§ 28a Abs. 1 SGB IV), die Lohnbuchhaltung muss den Fall also prüfen. 2026 lag die Grenze noch bei 603 Euro, die Rechnung dazu steht im Buchhaltungs-Ratgeber.

Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Personalsachbearbeitung: wo die Grenzen liegen

Die Lohnbuchhaltung sitzt zwischen Rechnungswesen und Personalarbeit. Mit der Finanzbuchhaltung ist sie über die Daten verbunden, die du laut BERUFENET für sie aufbereitest. Mit der Personalsachbearbeitung ist sie über Personaldaten verbunden: Laut BERUFENET erfassen Lohnbuchhalter Personaldaten und stellen Bescheinigungen und Arbeitspapiere aus. Als Job- und Besetzungsalternativen für die Gesamttätigkeit nennt BERUFENET Buchhalter/in, Fachassistent/in Lohn und Gehalt und Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau, in angrenzenden Berufen Assistent/in für Personalwesen und Personalsachbearbeiter/in. Für deine Jobsuche lohnt es sich deshalb, auch Anzeigen aus der Personalsachbearbeitung zu lesen, wenn darin Entgeltabrechnung vorkommt. Wie sich Finanzbuchhaltung, Lohn und Steuer im Alltag unterscheiden, steht im Vergleich der drei Bereiche im Ratgeber Buchhaltung Weiterbildung mit DATEV und Lexware.

Kann jeder Lohnbuchhalter werden? Zugang und Voraussetzungen

Einen gesetzlich vorgeschriebenen Abschluss nennt BERUFENET für die Tätigkeit nicht. Dort steht: „Arbeitgebende erwarten häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung.“ Ohne Ausbildung im Fach kommst du also hinein, ohne Lernen nicht. Als Zugangsberufe führt BERUFENET unter anderem Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Steuerfachangestellte/r, Sozialversicherungsfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r und Personaldienstleistungskaufmann/-frau auf. Was du mitbringen musst, beschreibt BERUFENET bei der Arbeitssituation: Lohnbuchhalter „arbeiten stets sorgfältig und genau und berücksichtigen die aktuellen Bestimmungen des Arbeits-, Tarif-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts. Sie benötigen rechnerisches Denken.“ Diskretion und Datenschutz nennt die Quelle „unerlässlich“, dazu kommen Bildschirmarbeit und eine hohe Verantwortungsbereitschaft. Als Kernkompetenzen listet BERUFENET Buchführung, Lohn- und Einkommensteuer, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Sozialversicherungsrecht. Was Arbeitgeber konkret suchen, zeigt der Kompetenz-Kompass im Job-Futuromat des IAB. Er hat 48.169 Stellenanzeigen aus 2024 für die ganze Gruppe „Spezialisten in der Buchhaltung“ ausgewertet. Fachlich stehen dort Microsoft Office, Jahresabschluss, Finanzbuchhaltung, Monatsabschluss sowie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung vorn, überfachlich Teamfähigkeit, Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit und systematisch-methodisches Vorgehen.

Abschlüsse in der Lohnbuchhaltung: Kammerprüfung, DATEV-Zertifikat, Kurszertifikat

In der Lohnbuchhaltung gibt es zwei geregelte Weiterbildungsabschlüsse, und beide setzen Berufserfahrung voraus: Fachassistent/in Lohn und Gehalt und Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau. Für den Einstieg kommen deshalb Zertifikate infrage, die Kammerprüfung ist ein späterer Schritt.

Abschluss	Wer prüft	Zulassung (in der Regel)	Passt, wenn
Fachassistent/in Lohn und Gehalt	Steuerberaterkammer; ein Lehrgang ist nicht Pflicht	u. a. Steuerfachangestellte/r plus 2 Jahre Praxis, kaufmännische Ausbildung plus 4 Jahre oder 6 Jahre einschlägige Berufstätigkeit	du schon im Steuer- oder Rechnungswesen arbeitest; Arbeitsort danach in der Regel Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau	Prüfung bundesweit einheitlich geregelt (PersFachkPrV); ein Lehrgang ist nicht Pflicht	Ausbildungsberuf plus Praxis oder mindestens 5 Jahre einschlägige Praxis	du Personalbüros managen und Abrechnungssysteme überwachen willst
DATEV-Anwender Lohn und Gehalt	DATEV, Online-Prüfung über DATEV-Bildungspartner	bestanden ab 61 %	du DATEV-Kenntnisse bundesweit vergleichbar nachweisen willst
Kurszertifikat	Bildungsträger	Teilnahme und Inhalte	für den Einstieg

Die Prüfung zum Fachassistenten Lohn und Gehalt regeln laut BERUFENET die Steuerberaterkammern, Inhalte sind unter anderem Lohnsteuerabzug, Pauschalierung, Versicherungspflicht, Meldepflichten, Sachbezüge und betriebliche Altersversorgung. Hinweis: Ein Zertifikat ist kein Berufsabschluss Ein Kurszertifikat zeigt, was du gelernt hast. Einen anerkannten Berufs- oder Fortbildungsabschluss ersetzt es nicht. Was Weiterbildung, Umschulung und Fortbildungsabschluss unterscheidet, erklärt der Ratgeber Umschulung oder Weiterbildung?

Quereinstieg: welcher Startpunkt zu welchem Weg passt

Welcher Weg passt, hängt davon ab, was du mitbringst. Ohne kaufmännische Grundlagen lohnt sich ein Weg, der Buchführung oder Personalverwaltung mit Lohnabrechnung verbindet; aus Büro oder Personalwesen kannst du direkt mit Lohn und Gehalt starten. Die Tabelle ist unsere Einschätzung, abgeleitet aus den Kernkompetenzen in BERUFENET und den Kursinhalten.

Dein Startpunkt	Passender Weg	Warum
Ohne kaufmännische Ausbildung, aber Erfahrung mit Arbeitszeiten, Dienstplänen oder Kasse (wie die fiktive Jana)	Personalsachbearbeitung oder Zertifizierte Finanzbuchhaltung, je 4 Monate, beide mit Lohn & Gehalt mit DATEV	Dir fehlen Grundlagen in Buchführung oder Arbeitsrecht, die Lohnabrechnung baut darauf auf
Aus Büro, Verwaltung oder mit kaufmännischer Ausbildung	Lohn & Gehalt mit DATEV, 20 Tage; fehlt dir Buchführung, vorher Rechnungswesen	Du kennst Büroabläufe, dir fehlen Lohnsteuer, Sozialversicherung und Programm
Aus HR oder Personalverwaltung	Lohn & Gehalt mit DATEV, 20 Tage	Stammdaten und Personalakten kennst du, die Abrechnung kommt dazu
Steuerfachangestellte/r oder lange Abrechnungspraxis	Zulassung zum Fachassistenten Lohn und Gehalt prüfen, Kurs höchstens zur DATEV-Auffrischung	Du erfüllst womöglich schon die Zulassung zur Kammerprüfung

Lies vorher drei Stellenanzeigen aus deiner Region und notier, welche Vorbildung verlangt wird. Den Einstieg in die Finanzbuchhaltung ohne Vorkenntnisse beschreibt der Ratgeber Buchhaltung Weiterbildung mit DATEV und Lexware.

Warum DATEV in der Lohnbuchhaltung zählt

DATEV zählt, weil mit DATEV-Software 2025 im Monatsschnitt 14,9 Millionen Beschäftigte abgerechnet wurden, im Juli 2025 erstmals mehr als 15 Millionen (DATEV-Presseinformation vom 27.03.2026). Der Umsatz im Bereich Personalwirtschaft lag 2025 bei 331,1 Millionen Euro, ein Plus von 7,1 %. Es gibt auch andere Programme, etwa Lexware lohn+gehalt pro, das in Lexware financial office premium enthalten ist. Wie Betrieb und Steuerkanzlei bei Buchhaltung und Lohn zusammenarbeiten, steht im Buchhaltungs-Ratgeber. Lern das Programm nicht zuerst. Die Software rechnet mit dem, was du eingibst. Erst wenn du Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht verstehst, erkennst du, ob ein Ergebnis stimmt.

Werden Lohnbuchhalter durch KI ersetzt? Was die Daten sagen

Der Job-Futuromat des IAB stuft alle vier Kerntätigkeiten von Lohn- und Gehaltsbuchhaltern nach dem Technikstand 2022 als automatisierbar ein: Buchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohn- und Einkommensteuer sowie Sozialversicherungsrecht. Ob tatsächlich automatisiert wird, hängt laut IAB unter anderem von Wirtschaftlichkeit, Qualität und rechtlichen Hürden ab. Die Pflicht zur richtigen Abrechnung bleibt beim Arbeitgeber. Der Wert ist über die Jahre gestiegen. 2013 galt Sozialversicherungsrecht im Job-Futuromat noch als nicht automatisierbar, das waren 3 von 4 Kerntätigkeiten; seit 2016 sind es alle vier. Bei den weiteren Tätigkeiten gelten 2022 Personalwesen und Betriebswirtschaftslehre als nicht ersetzbar. Hinweis: 100 % heißt nicht, dass der Job wegfällt Der Job-Futuromat misst, welche Kerntätigkeiten Computer oder Maschinen nach dem Technikstand 2022 erledigen könnten. Zum Job-Futuromat erklärt das IAB, ein solcher Wert heiße nicht, dass es den Beruf in Zukunft nicht mehr gibt; er werde sich aber verändern. In den Betrieben kommt KI an. Laut Bitkom setzen 57 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, 2025 waren es 36 % (Presseinformation vom 14.09.2026). Zur Lohnabrechnung im Einzelnen sagt die Umfrage nichts. Bei DATEV hat sich der KI-Umsatz 2025 nahezu verdreifacht, das führende KI-Produkt ist ein Service zur Rechnungsautomatisierung, es geht also um Rechnungen, nicht um Lohn. Was das für deinen Arbeitsplatz bedeutet, zeigt die Tabelle. Sie ist unsere Einschätzung, keine Prognose.

Software und KI übernehmen	Bei dir bleibt
Lohnarten rechnen	Stammdaten und Änderungen richtig erfassen, z. B. Steuerklasse, Krankenkasse, Mindestlohn 2027
Beiträge und Steuer nach Tabellen ermitteln	Sonderfälle bewerten, z. B. Minijob-Grenze, Einmalzahlung, Elternzeit
Plausibilitätsprüfungen	Ergebnis prüfen, Fehler der Automatik finden und freigeben
Meldungen erzeugen und übermitteln	Mitarbeitende bei Fragen zu Abrechnung und Sozialversicherung beraten
Belege für die Finanzbuchhaltung	Rückfragen von Krankenkassen und Behörden klären

Wie du KI im Job sicher einsetzt, steht im Ratgeber KI im Arbeitsalltag sicher nutzen.

Werden Lohnbuchhalter gesucht? Stellen, Arbeitslose, Ausblick

Gemeldete Stellen gibt es, aber auch mehr Arbeitslose als Stellen. In der Berufegruppe „Spezialisten in der Buchhaltung“, zu der Lohnbuchhalter gehören, standen 2024 laut Job-Futuromat 7.086 bei der Bundesagentur gemeldeten Stellen 11.179 Arbeitslose gegenüber, bei 250.928 Beschäftigten. 2022 waren es noch 8.069 gemeldete Stellen und 8.468 Arbeitslose. Der Ausblick ist ruhig. Laut Berufsdossier in BERUFENET bleibt die Zahl der Erwerbstätigen im Bereich Rechnungswesen, Controlling und Revision „von 2023 bis 2040 nahezu unverändert“. Bis 2040 verlassen dort anteilig mehr Menschen altersbedingt den Arbeitsmarkt als im Schnitt, das Nettoneuangebot an Erwerbspersonen ist aber größer als die Zahl der Ausscheidenden. Arbeitgeber brauchten 2023 „überdurchschnittlich lange“, um eine Stelle zu besetzen. Als Engpassberuf weist die Fachkräfteengpassanalyse 2025 der Bundesagentur die Buchhaltung nur auf Expertenebene aus. Die Stellen gibt es also, ein Selbstläufer ist der Einstieg nicht. Praxis mit Abrechnungsprogrammen und sauberes Fachwissen machen dein Profil stark.

Lohnbuchhalter Gehalt: was der Entgeltatlas zeigt

Lohn- und Gehaltsbuchhalter/innen gehören im Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit zur Berufsgattung „Berufe in der Buchhaltung: komplexe Spezialistentätigkeiten“. Der Median liegt dort bei 4.451 Euro brutto im Monat in Vollzeit (Datenstand 2025), ein Viertel verdient weniger als 3.601 Euro, ein Viertel mehr als 5.641 Euro. Unter 25-Jährige liegen im Median bei 3.387 Euro.

Gruppe	Median	unteres Quartil	oberes Quartil
gesamt	4.451 Euro	3.601 Euro	5.641 Euro
unter 25 Jahre	3.387 Euro	2.968 Euro	3.928 Euro
25 bis unter 55 Jahre	4.425 Euro	3.608 Euro	5.599 Euro
ab 55 Jahre	4.607 Euro	3.688 Euro	5.820 Euro
zum Vergleich: Buchhaltung auf Fachkraftniveau (KldB 72212)	4.153 Euro	3.355 Euro	5.246 Euro

Die Werte gelten für die ganze Berufsgattung KldB 72213, zu der auch Buchhalter/innen und Bilanzbuchhalter/innen gehören. Frauen liegen im Median bei 4.255 Euro, Männer bei 5.080 Euro. Regional am höchsten ist der Median in München mit 5.355 Euro und in Frankfurt am Main mit 5.299 Euro, am niedrigsten in Mecklenburg-Vorpommern mit 3.684 Euro. Als Tarifbeispiel nennt BERUFENET eine monatliche Bruttogrundvergütung von 4.004 bis 4.344 Euro aus der Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales, mit dem Hinweis: „Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden.“ Hinweis: Median auf Spezialistenniveau, kein Einstiegsgehalt Die Zahlen beschreiben Beschäftigte mit komplexen Spezialistentätigkeiten, über alle Altersgruppen. Was du nach einem Kurs verdienst, lässt sich daraus nicht ablesen.

Fiktives Beispiel: Janas Weg in die Lohnbuchhaltung

Jana ist erfunden, die Regeln auf ihrem Weg sind echt. Sie ist 44, gelernte Hotelfachfrau und war zuletzt sechs Jahre Schichtleiterin an einer Hotelrezeption. Dort hat sie Dienstpläne geschrieben und Stundenzettel für die Lohnabrechnung vorbereitet. Jetzt ist sie arbeitslos gemeldet, eine kaufmännische Ausbildung hat sie nicht. Zuerst liest Jana Stellenanzeigen in ihrer Region. In den Anzeigen, die sie findet, geht es um Lohnabrechnung plus Personalverwaltung, und DATEV wird verlangt. Ihr wird klar: 20 Tage Lohn allein reichen ihr nicht, denn ihr fehlen Grundlagen in Arbeitsrecht und Buchführung. Vor dem Kursbeginn spricht sie mit der Agentur für Arbeit, ohne diese Beratung gibt es keinen Bildungsgutschein (§ 81 Abs. 1 SGB III). Zur Wahl stehen zwei Wege mit je 4 Monaten: Personalsachbearbeitung mit HR-Grundlagen und Lohn & Gehalt mit DATEV, oder Zertifizierte Finanzbuchhaltung mit Buchführung, Lohn und Steuerrecht. Jana nimmt die Personalsachbearbeitung, weil sie in eine Personalabteilung will. Wenn sie Anspruch auf Arbeitslosengeld hat, läuft es während der geförderten Weiterbildung weiter. Die Anspruchsdauer mindert sich dabei um einen Tag für je zwei Tage Arbeitslosengeld bei Weiterbildung (§ 148 Abs. 1 Nr. 7 SGB III). Eine Jobzusage hat Jana nach dem Kurs nicht, aber nachweisbare Kenntnisse für die Anzeigen, die sie gelesen hat. Wie der Antrag läuft, erklärt der Ratgeber Bildungsgutschein Schritt für Schritt beantragen.

Lohn und Gehalt lernen bei der Business Trends Academy

Die Business Trends Academy bietet Lohn & Gehalt mit DATEV als Weiterbildung mit Zertifikat an. Der Kurs dauert 20 Tage, einen Eignungstest gibt es nicht, und er richtet sich an Quereinsteiger ebenso wie an Mitarbeitende aus dem Personalwesen. Der Kurs ist gegliedert in drei Bereiche: 1. Arbeitsrecht: Arbeitsvertrag, Pflichten und Beendigung, Tarifvertrags-, Betriebsverfassungs- und Mitbestimmungsrecht. 2. Personalentlohnung: Lohnformen, Lohnabrechnung, Lohnfortzahlung, Sozialversicherung, Lohnsteuer, Weihnachts- und Urlaubsgeld und das Arbeiten mit DATEV. 3. Personalverwaltung: Personalakten, Meldungen an Arbeitsagenturen und Berufsgenossenschaften, Datenschutz und Schriftverkehr. Neben den Kursinhalten bescheinigt dir ein DATEV-Zertifikat den sicheren Umgang mit der Software. Ein Berufsabschluss ist der Kurs nicht. Brauchst du mehr Grundlagen, gibt es zwei längere Wege mit je 4 Monaten, die Lohn & Gehalt mit DATEV enthalten: Personalsachbearbeitung mit HR Operations, Microsoft Office 365 und Digital Office Management und Zertifizierte Finanzbuchhaltung mit 40 Tagen Rechnungswesen und 20 Tagen Steuerrecht. Alle Kurse laufen in Vollzeit im digitalen Live-Unterricht. Die Business Trends Academy ist AZAV-zertifiziert, Förderung zu 100 % mit Bildungsgutschein; du kannst den Kurs auch selbst zahlen, oder dein Arbeitgeber übernimmt die Kosten. Inhalte und Termine findest du auf der Seite Lohn & Gehalt mit DATEV und im Fachgebiet Buchhaltung, Lohn & Steuer.

In 5 Schritten in die Lohnbuchhaltung

1. Stellenanzeigen lesen. Such drei Anzeigen für Lohn- oder Entgeltabrechnung in deiner Region und markiere Vorbildung und Programme. 2. Startpunkt bestimmen. Ordne dich in der Tabelle im Abschnitt Quereinstieg ein. 3. Beratung bei der Business Trends Academy. Klär, welcher Kurs zu deinem Startpunkt passt, und lass dir ein Angebot geben. 4. Beratung bei der Agentur für Arbeit vor Kursbeginn. Dort entscheidet sich der Bildungsgutschein, auch wenn du Grundsicherungsgeld bekommst. Wie du dich vorbereitest, steht im Ratgeber Beratungsgespräch bei der Arbeitsagentur vorbereiten. 5. Nach dem Kurs. Führ deine DATEV-Praxis im Lebenslauf getrennt auf und prüf mit den Jahren, ob ein Kammerabschluss für dich infrage kommt.

Häufige Fragen zum Thema Lohnbuchhalter werden

Wie wird man Lohnbuchhalter?

Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in ist laut BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit eine Tätigkeit, für die Arbeitgebende häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung erwarten. Typische Zugangsberufe sind etwa Kaufmann/-frau für Büromanagement, Steuerfachangestellte/r oder Sozialversicherungsfachangestellte/r. Quereinsteiger kommen über eine Weiterbildung in Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV-Praxis hinein; mit Berufserfahrung sind später geregelte Abschlüsse wie Fachassistent/in Lohn und Gehalt möglich.

Kann man als Quereinsteiger Lohnbuchhalter werden?

Ja, ein gesetzlich vorgeschriebener Abschluss wird für die Tätigkeit nicht genannt, Arbeitgebende erwarten laut BERUFENET aber häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung. Ohne kaufmännische Grundlagen lohnt sich ein Weg, der Buchführung oder Personalverwaltung mit Lohnabrechnung verbindet. Bei der Business Trends Academy dauert der Kurs Lohn & Gehalt mit DATEV 20 Tage in Vollzeit, Förderung zu 100 % mit Bildungsgutschein.

Was verdient ein Lohnbuchhalter?

Laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit liegt der Median in der Berufsgattung „Berufe in der Buchhaltung: komplexe Spezialistentätigkeiten“, zu der Lohn- und Gehaltsbuchhalter/innen gehören, bei 4.451 Euro brutto im Monat in Vollzeit (Datenstand 2025). Ein Viertel verdient weniger als 3.601 Euro, ein Viertel mehr als 5.641 Euro, unter 25-Jährige liegen bei 3.387 Euro.

Werden Lohnbuchhalter durch KI ersetzt?

Ein Wegfall des Berufs lässt sich aus den Daten nicht ableiten. Der Job-Futuromat des IAB stuft alle vier Kerntätigkeiten nach dem Technikstand 2022 als automatisierbar ein, darunter Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnsteuer und Sozialversicherungsrecht. Ob tatsächlich automatisiert wird, hängt laut IAB auch von Kosten, Qualität und rechtlichen Fragen ab; die Pflicht zur richtigen Abrechnung bleibt beim Arbeitgeber.

Werden Lohnbuchhalter gesucht?

Gemeldete Stellen gibt es, aber auch mehr Arbeitslose als Stellen. In der Berufegruppe „Spezialisten in der Buchhaltung“ standen 2024 laut Job-Futuromat 7.086 gemeldeten Stellen 11.179 Arbeitslose gegenüber. Als Engpassberuf gilt die Buchhaltung laut Bundesagentur für Arbeit nur auf Expertenebene.

Wie lange dauert eine Weiterbildung in der Lohnbuchhaltung?

Bei der Business Trends Academy dauert Lohn & Gehalt mit DATEV 20 Tage in Vollzeit. Mit Grundlagen in Personalwesen oder Buchführung sind es 4 Monate, als Personalsachbearbeitung oder Zertifizierte Finanzbuchhaltung.

Kann ich Lohnbuchhalter ohne Ausbildung werden?

BERUFENET nennt keinen vorgeschriebenen Abschluss, Arbeitgebende erwarten aber „häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung“. Ohne Ausbildung führt der Weg über eine Weiterbildung mit Zertifikat; ein Zertifikat ersetzt keinen Berufsabschluss, macht deine Kenntnisse aber nachweisbar.

Fazit: Das Fach lernen, die Software nutzen, die Verantwortung behalten

Jeder Arbeitgeber, der Lohn zahlt, muss Lohnsteuer einbehalten, Lohnkonten führen und Beiträge melden. Software und KI können einen Teil der Rechenarbeit übernehmen. Wer die Regeln versteht, prüft das Ergebnis, bewertet Sonderfälle und berät die Beschäftigten. Dein nächster Schritt: Lies heute drei Stellenanzeigen in der Lohnabrechnung und vergleiche sie mit deinem Startpunkt. Wenn du wissen willst, welcher Weg zu dir passt und wie du den Bildungsgutschein beantragst, sprich mit uns: Die Beratung bei der Business Trends Academy ist kostenlos.

Quellen

Bundesagentur für Arbeit, BERUFENET: Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in (inkl. Berufsdossier), abgerufen am 23.10.2026. web.arbeitsagentur.de/berufenet/beruf/7700
Bundesagentur für Arbeit, BERUFENET: Fachassistent/in Lohn und Gehalt, abgerufen am 23.10.2026. web.arbeitsagentur.de/berufenet/beruf/131094
Bundesagentur für Arbeit, BERUFENET: Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau, abgerufen am 23.10.2026. web.arbeitsagentur.de/berufenet/beruf/7972
Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas: Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in (KldB 72213, Vergleich KldB 72212), Datenstand 2025, abgerufen am 23.10.2026. web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas/beruf/7700
IAB, Job-Futuromat: Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in, abgerufen am 23.10.2026. job-futuromat.iab.de
Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2025. statistik.arbeitsagentur.de
Einkommensteuergesetz (EStG), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 23.10.2026: § 38, § 41, § 41a, § 41b
Sozialgesetzbuch IV (SGB IV), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 23.10.2026: § 8, § 23, § 28a, § 28f
MiLoG, SGB V, SGB III, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 23.10.2026: § 17 MiLoG, § 241 SGB V, § 81 SGB III, § 148 SGB III, § 341 SGB III
Bundesregierung: Mindestlohn steigt. bundesregierung.de
Minijob-Zentrale: Minijob-Grenze 2027, 07.10.2026. magazin.minijob-zentrale.de
DATEV eG: Presseinformation „DATEV mit Cloud-Angeboten weiter auf Wachstumskurs“, 27.03.2026. datev.de
DATEV eG: Nachweis „DATEV-Anwender Lohn und Gehalt“. datev.de
Bitkom: Presseinformation „Erstmals nutzt Mehrheit der Unternehmen KI“, 14.09.2026. bitkom.org

Titelbild der Weiterbildung „Lohn & Gehalt mit DATEV®“: Illustration einer Geldbörse mit herausragenden Geldscheinen.

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1 Monat

Über den Autor

Sascha Böge Digital Marketing Manager & Product Owner bei der bta

Sascha BögeMarketing & Product Owner bei der Business Trends Academy

Sascha Böge verantwortet Marketing und Tech/TechStack bei der Business Trends Academy. Mit 16 Jahren Berufserfahrung (technischer Hintergrund in der ERP-Entwicklung, langjährige Trainertätigkeit) entwickelt er die Content- und Sichtbarkeitsstrategie der Business Trends Academy für Akademiker in beruflichen Veränderungssituationen. Als zertifizierter Product Owner und Scrum Master betreut er zudem die Website der Business Trends Academy.

Qualifikationen

Zertifizierter Scrum Master

Zertifizierter Product Owner

Technischer Hintergrund in Webentwicklung und ERP-Entwicklung

über 16 Jahre Erfahrung in Marketing und Weiterbildung

Soziale Profile

Wann

Was du tust

Grundlage

laufend

Stammdaten pflegen, Anwesenheitszeiten prüfen, Überstunden und Zulagen einrechnen

BERUFENET

laufend, bei Minijobs

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzeichnen lassen und prüfen

§ 17 Abs. 1 MiLoG

bei Ereignis

Meldung an die Einzugsstelle, z. B. bei Beginn und Ende der Beschäftigung, Elternzeit, Einmalzahlung

§ 28a Abs. 1 SGB IV

jede Lohnzahlung

Lohnsteuer einbehalten, Lohnkonto führen (Art und Höhe des Arbeitslohns, einbehaltene Lohnsteuer)

§ 38 Abs. 3, § 41 Abs. 1 EStG

Monatsende

Sozialversicherungsbeiträge in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig; Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit per Datenübertragung

§ 23 Abs. 1, § 28f Abs. 3 SGB IV

bis zum 10. des Folgemonats

Lohnsteuer-Anmeldung ans Betriebsstättenfinanzamt, Lohnsteuer abführen (Anmeldungszeitraum grundsätzlich der Kalendermonat)

§ 41a EStG

Jahreswechsel

Lohnkonto abschließen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln; Jahresmeldung für alle am 31.12. Beschäftigten; besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung zum 16. Februar

§ 41b Abs. 1 EStG, § 28a Abs. 2, 2a SGB IV

dauerhaft

Entgeltunterlagen je Beschäftigtem und Kalenderjahr führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren

§ 28f Abs. 1 SGB IV

Abschluss

Wer prüft

Zulassung (in der Regel)

Passt, wenn

Fachassistent/in Lohn und Gehalt

Steuerberaterkammer; ein Lehrgang ist nicht Pflicht

u. a. Steuerfachangestellte/r plus 2 Jahre Praxis, kaufmännische Ausbildung plus 4 Jahre oder 6 Jahre einschlägige Berufstätigkeit

du schon im Steuer- oder Rechnungswesen arbeitest; Arbeitsort danach in der Regel Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau

Prüfung bundesweit einheitlich geregelt (PersFachkPrV); ein Lehrgang ist nicht Pflicht

Ausbildungsberuf plus Praxis oder mindestens 5 Jahre einschlägige Praxis

du Personalbüros managen und Abrechnungssysteme überwachen willst

DATEV-Anwender Lohn und Gehalt

DATEV, Online-Prüfung über DATEV-Bildungspartner

bestanden ab 61 %

du DATEV-Kenntnisse bundesweit vergleichbar nachweisen willst

Kurszertifikat

Bildungsträger

Teilnahme und Inhalte

für den Einstieg

Dein Startpunkt

Passender Weg

Warum

Ohne kaufmännische Ausbildung, aber Erfahrung mit Arbeitszeiten, Dienstplänen oder Kasse (wie die fiktive Jana)

Personalsachbearbeitung oder Zertifizierte Finanzbuchhaltung, je 4 Monate, beide mit Lohn & Gehalt mit DATEV

Dir fehlen Grundlagen in Buchführung oder Arbeitsrecht, die Lohnabrechnung baut darauf auf

Aus Büro, Verwaltung oder mit kaufmännischer Ausbildung

Lohn & Gehalt mit DATEV, 20 Tage; fehlt dir Buchführung, vorher Rechnungswesen

Du kennst Büroabläufe, dir fehlen Lohnsteuer, Sozialversicherung und Programm

Aus HR oder Personalverwaltung

Lohn & Gehalt mit DATEV, 20 Tage

Stammdaten und Personalakten kennst du, die Abrechnung kommt dazu

Steuerfachangestellte/r oder lange Abrechnungspraxis

Zulassung zum Fachassistenten Lohn und Gehalt prüfen, Kurs höchstens zur DATEV-Auffrischung

Du erfüllst womöglich schon die Zulassung zur Kammerprüfung

Software und KI übernehmen

Bei dir bleibt

Lohnarten rechnen

Stammdaten und Änderungen richtig erfassen, z. B. Steuerklasse, Krankenkasse, Mindestlohn 2027

Beiträge und Steuer nach Tabellen ermitteln

Sonderfälle bewerten, z. B. Minijob-Grenze, Einmalzahlung, Elternzeit

Plausibilitätsprüfungen

Ergebnis prüfen, Fehler der Automatik finden und freigeben

Meldungen erzeugen und übermitteln

Mitarbeitende bei Fragen zu Abrechnung und Sozialversicherung beraten

Belege für die Finanzbuchhaltung

Rückfragen von Krankenkassen und Behörden klären

Gruppe

Median

unteres Quartil

oberes Quartil

gesamt

4.451 Euro

3.601 Euro

5.641 Euro

unter 25 Jahre

3.387 Euro

2.968 Euro

3.928 Euro

25 bis unter 55 Jahre

4.425 Euro

3.608 Euro

5.599 Euro

ab 55 Jahre

4.607 Euro

3.688 Euro

5.820 Euro

zum Vergleich: Buchhaltung auf Fachkraftniveau (KldB 72212)

4.153 Euro

3.355 Euro

5.246 Euro